Scouting van Brederode
Privacybeleid (juli 2022)
- Inleiding
Scouting van Brederode hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door Scouting van Brederode dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld. Scouting van Bredero de houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming stelt. In dit privacybeleid staat beschreven hoe Scouting van Brederode persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staat in dit beleid beschreven. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op alle bij Scouting Nederland aangesloten organisatieonderdelen. Als Scoutingorganisatie verwerken wij persoonsgegevens om onze vereniging te kunnen organiseren, activiteiten uit te kunnen voeren en contact te hebben met onze leden. De gegevens van leden worden opgenomen in ons ledenadministratiesysteem Scouts Online. Als lid heb je zelf altijd inzicht in je eigen gegevens en heb je de mogelijkheid deze te bewerken of gegevens af te schermen. Hoe we met je gegevens omgaan staat beschreven op www.scouting.nl/privacy. In aanvulling op en in voorkomende gevallen in afwijking op het privacybeleid van Scouting Nederland beschrijft dit document het privacybeleid van Scouting van Brederode. Hierin beschrijven wij in meer detail hoe wij binnen Scouting van Brederode persoonsgegevens en gegevensbestanden registreren, verwerken en bewaren. - Lidmaatschaps formulier
Om lid te worden van Scouting van Brederode vult u een lidmaatschapsformulier in.
Dit lidmaatschapsformulier dient bij voorkeur digitaal aan de ledenadministratie te worden toegezonden. Bij uitzondering kan het lidmaatschapsformulier ook in een gesloten envelop aan de speltakleiding van de betreffende speltak worden overhandigd. De speltakleiding bezorgt het lidmaatschapsformulier dan in de gesloten envelop bij de ledenadministratie. Zodoende heeft alleen de ledenadministrateur inzicht in deze gegevens. De ledenadministratie verwerkt de informatie door de gegevens in het lidmaatschapsformulier in Scouts Online te registreren. Hierna zal het digitale lidmaatschapsformulier worden verwijderd uit de e-mail of zal de hard-copy versie worden vernietigd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. - Inschrijfformulieren activiteiten en kampen en gezondheids formulieren
Scouting van Brederode hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt inschrijfformulier die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. Op dit inschrijfformulier zal enkel om de noodzakelijke informatie ten aanzien van voedselallergieën of medicijngebruik worden gevraagd, zodat de gezondheid van uw kind kan worden gewaarborgd tijdens de activiteit. De ingeleverde inschrijfformulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het Scouting van Brederode leidingteam van de speltak waarvan uw kind lid is. Het formulier wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk na twee weken na afloop van de activiteit vernietigd. In aanvulling op de noodzakelijke informatie op het inschrijfformulier, kan het leidingteam verzoeken om een gezondheidsformulier/-vragenlijst in te vullen. In verband met de privacy dient dit gezondheidsformulier in een gesloten envelop te worden overhandigd aan het leidingteam van de speltak. De pivo’s en plusscouts besluiten in onderling overleg waar de gezondheidsformulieren worden bewaard en wie binnen de speltak daarvoor verantwoordelijk is. De envelop mag door het leidingteam of mede leden (enkel in het geval van de pivo’s of plusscouts) enkel worden geopend in geval van een calamiteit. Na afloop van de activiteit wordt de envel op met informatie teruggegeven aan het lid of zijn/haar ouders/verzorgers. - Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik.
Scouting van Brederode mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren,
maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger. - Mediagebruik
Scouting van Brederode maakt gebruik van diverse media voor promotiedoeleinden.
Scouting van Brederode maakt gebruik van de volgende media: (lokale) kranten, website, Facebook, Twitter, Scouting magazines. Op het inschrijfformulier kan expliciete toestemming worden verleend voor het gebruik van beeldmateriaal waar het lid op staat voor dergelijke promotiedoeleinden. Wanneer toestemming is verleend, maar u deze toch in wenst te trekken kan een e-mail worden gestuurd naar ledenadministratie@scoutingpapendrecht.nl en de leiding van de betreffende speltak. De intrekking van deze toestemming zal worden geregistreerd in Scouts Online.
Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. - Ledenlijsten
Op basis van de informatie in Scouts Online kunnen door de s
peltakleiding ledenlijsten gegenereerd worden die hard-copy worden bewaard op het clubgebouw. Deze ledenlijsten kunnen worden gebruikt voor de absentielijsten en omwille van de veiligheid, bijvoorbeeld bij het bepalen of geen personen worden vergeten bij een opkomst buiten het terrein. De ledenlijsten zullen na de download en het printen direct worden verwijderd van de harde schrijf van de betreffende speltakleiding. Verder worden de hard-copy ledenlijsten niet langer dan één seizoen bewaard. De gegevens worden bewaard in een map in een afsluitbare kast. Als u inzicht wilt in de ledenlijsten, dan kunt u dit opvragen bij de speltakleiding. - Machtigingen
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en
machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van Scouting van Brederode heeft inzicht in de financiële gegevens. - Overige systemen
Microsoft Excel of vergelijkbare software en Microsoft OneDrive
Voor de boekhouding van de groep wordt gebruik gemaakt van Microsoft Excel of vergelijkbare OpenSource software zoals bijvoorbeeld OpenOffice of LibreOffice. Het is mogelijk dat in het boekhoudsysteem namen van leden worden geregistreerd ten behoeve van de identificatie van specifieke boekingen. Overige persoonsgegevens worden niet geregistreerd. Enkel de penningmeester heeft toegang tot de boekhouding in Excel en kan deze gegevens inzien en bewerken.
Als u inzicht wilt in de gegevens die geregistreerd zijn in het boekhoudingssysteem dan kunt u een verzoek hiertoe indienen bij de penningmeester. Omwille van de administratie is het niet mogelijk om bezwaar aan te tekenen tegen het gebruik van de naam bij het registreren van boekingen. Overigens merken wij hierbij op dat bij reguliere contributiebetalingen geen persoonsgegevens in het boekhoudsysteem hoeven te worden geregistreerd. De persoonsgegevens in dit systeem worden niet gedeeld.
Het boekhoudbestand wordt opgeslagen op een OneDrive locatie alleen toegankelijk
voor de penningmeester. OneDrive is software ontwikkeld door Microsoft die gebruik maakt van de cloud. OneDrive en Microsoft zijn gerespecteerde partijen die hun beveiliging goed op orde hebben. Het e-mailaccount waar de OneDrive aan gekoppeld is,
is beveiligd met een wachtwoord. - Communicatie privacy beleid. Dit privacy beleid zal worden gepubliceerd op de website van Scouting van Brederode www.scoutingpapendrecht.nl
